Учет и описание особо ценных и уникальных документов

История » Обеспечение сохранности уникальных документов - пути и возможности архивов » Учет и описание особо ценных и уникальных документов

Уникальные документыподлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ, порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом в сфере архивного дела, в государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов РФ.

На уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов.

Листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный реестр, хранятся в архиве единым комплексом в порядке номеров фондов и описей в папке с клапанами. На них составляется внутренняя опись. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяют полистно.

Проверка наличия и состояния уникальных документов проводится каждый год.

Учет особо ценных документов ведется по:

- списку фондов, содержащих особо ценные документы;

- описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел (номерниками).

В описях особо ценных дел. Документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.

Опись особо ценных дел, документов составляется на особо ценные документы одной или нескольких описей дел, документов архивного фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения / единиц учета в данной описи в небольшом количестве экземпляров.

Если большинство архивных документов по описи дел, документов являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае, к ней составляется номерник.

Сведения о копировании особо ценных дел, документов в целях создания страхового фонда, вносятся в соответствующие описи особо ценных дел, документов или номерники по мере проведения их страхового копирования.

В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения / единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершению копирования всех единиц хранения / единиц учета по данной описи или номернику указывается: «Все единицы хранения / единицы учета скопированы, дата, должность, подпись».

Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов.

При отнесении архивных документов к особо ценным в описях в графе «Примечания» напротив заголовков соответствующих единиц хранения / единиц учета проставляются отметки «ОЦ».

В других учетных документах отметка «ОЦ» проставляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения / единиц учета.

Борис Годунов – правитель
Итак, 26 февраля 1598 года Москва встречала нового царя. Царь пожаловал народу неслыханные милости: сидевшие в тюрьмах получили свободу, опальные - прощение, вдовы, сироты и нищие - вспоможение. Казни фактически были отменены. Даже воров и разбойников не наказывали смертью. Годунов, по единодушному мнению современников, был крупным гос ...

Общая характеристика древнерусского ремесла
В Древней Руси в X в. существовало ремесло с довольно высокой технологией производства и значительной дифференциацией по отраслям. Развита черная металлургия на основе сыродутного процесса производства железа из болотных руд. Металлурги, живущие в сельских местностях, поставляют в города достаточное количество железа высокого качества. ...

Городокское сражение: вступительный комментарий
Стратегическое решение, предложенное Конрадом, не производит особого впечатления на человека, плохо знакомого с особенностями армий 1914 года. «Ну, раньше атаковали на север. Теперь развернемся и будем наступать на юг. Что тут такого?» Во-первых, заметим, что даже сугубо формально «развернуть армию несколько сложнее, чем батальон»1. Эт ...

   
Copyright © 2019 - All Rights Reserved - www.fullistoria.ru