Учет и описание особо ценных и уникальных документов

История » Обеспечение сохранности уникальных документов - пути и возможности архивов » Учет и описание особо ценных и уникальных документов

Уникальные документыподлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ, порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом в сфере архивного дела, в государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов РФ.

На уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов.

Листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный реестр, хранятся в архиве единым комплексом в порядке номеров фондов и описей в папке с клапанами. На них составляется внутренняя опись. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяют полистно.

Проверка наличия и состояния уникальных документов проводится каждый год.

Учет особо ценных документов ведется по:

- списку фондов, содержащих особо ценные документы;

- описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел (номерниками).

В описях особо ценных дел. Документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.

Опись особо ценных дел, документов составляется на особо ценные документы одной или нескольких описей дел, документов архивного фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения / единиц учета в данной описи в небольшом количестве экземпляров.

Если большинство архивных документов по описи дел, документов являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае, к ней составляется номерник.

Сведения о копировании особо ценных дел, документов в целях создания страхового фонда, вносятся в соответствующие описи особо ценных дел, документов или номерники по мере проведения их страхового копирования.

В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения / единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершению копирования всех единиц хранения / единиц учета по данной описи или номернику указывается: «Все единицы хранения / единицы учета скопированы, дата, должность, подпись».

Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов.

При отнесении архивных документов к особо ценным в описях в графе «Примечания» напротив заголовков соответствующих единиц хранения / единиц учета проставляются отметки «ОЦ».

В других учетных документах отметка «ОЦ» проставляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения / единиц учета.

Мать императрицы Анны
Царица Прасковья Федоровна — жена царя Ивана V — происходила из «древней Российской благородной фамилии Салтыковых». Салтыковы являлись отделившейся в XV веке ветвью еще более старого боярского рода Морозовых, известного с XIV века. Наиболее заметный след в русской истории род Салтыковых оставил в XVII-XVIII веках. К нему принадлежал «б ...

Шестнадцатый съезд РКП(б)
Шестнадцатый съезд ВКП(6) (26 июня - 13 июля 1930 г., Москва) стал съездом развёрнутого наступления социализма по всему фронту. Он отметил, что Сов. Союз вступил в период социализма - к этому времени социалистич. сектор занял господствующее положение в нар. х-ве. Успешное выполнение плана 1-й пятилетки, в то время когда в капиталистич. ...

Положение стран ЦВЕ в годы войны
Положение в странах ЦВЕ в годы войны зависело от того, являлись ли эти страны сателлитами Германии или были оккупированы. После упразднения Чехословакии в марте 1939 г. чешские земли составили рейхспротекторат Богемия и Моравия. Он был включён в состав рейха. Главой марионеточного правительства был назначен бывший президент Эмиль Гаха. ...

   
Copyright © 2024 - All Rights Reserved - www.fullistoria.ru