Учет и описание особо ценных и уникальных документов
Уникальные документыподлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ, порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом в сфере архивного дела, в государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов РФ.
На уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов.
Листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный реестр, хранятся в архиве единым комплексом в порядке номеров фондов и описей в папке с клапанами. На них составляется внутренняя опись. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяют полистно.
Проверка наличия и состояния уникальных документов проводится каждый год.
Учет особо ценных документов ведется по:
- списку фондов, содержащих особо ценные документы;
- описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел (номерниками).
В описях особо ценных дел. Документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.
Опись особо ценных дел, документов составляется на особо ценные документы одной или нескольких описей дел, документов архивного фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения / единиц учета в данной описи в небольшом количестве экземпляров.
Если большинство архивных документов по описи дел, документов являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае, к ней составляется номерник.
Сведения о копировании особо ценных дел, документов в целях создания страхового фонда, вносятся в соответствующие описи особо ценных дел, документов или номерники по мере проведения их страхового копирования.
В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения / единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершению копирования всех единиц хранения / единиц учета по данной описи или номернику указывается: «Все единицы хранения / единицы учета скопированы, дата, должность, подпись».
Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов.
При отнесении архивных документов к особо ценным в описях в графе «Примечания» напротив заголовков соответствующих единиц хранения / единиц учета проставляются отметки «ОЦ».
В других учетных документах отметка «ОЦ» проставляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения / единиц учета.
Критерии определения особоценных (уникальных) документов
При выявлении особо ценных документов используются следующие обязательные критерии:
- время создания документа
– основной самодостаточный критерий, применение которого объективно обусловлено фактором сравнительно неодинаковой ценности документов, относящихся к разным периодам истории. Согласно этому критерию выявляются особо ценные ср ...
Сербия в период правления Стефана Душана
Завершающим торжественным аккордом правления Душана стало принятие упомянутого Законника, утвержденного саборами 1349 и 1354 гг.
Хотя территориальные приобретения к концу 1340-х гг. уже завершились, Душан не оставлял планов дальнейшей экспансии, нацеливаясь на Константинополь, однако преждевременная кончина в 1355 г. помешала осуществл ...
Освоение Сибири
«Улус Джучиев» распался еще в XIII в. на три орды: Золотую, Белую и Синюю. Золотая Орда, находившаяся в Поволжье, рухнула. Остатки других орд боролись за главенство на обширных территориях. В этой борьбе местные князьки надеялись на поддержку русского царя. Но царь, увязнув в Ливонской войне, не мог уделить восточным делам достаточно вн ...