Учет и описание особо ценных и уникальных документов

История » Обеспечение сохранности уникальных документов - пути и возможности архивов » Учет и описание особо ценных и уникальных документов

Уникальные документыподлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ, порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом в сфере архивного дела, в государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов РФ.

На уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов.

Листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный реестр, хранятся в архиве единым комплексом в порядке номеров фондов и описей в папке с клапанами. На них составляется внутренняя опись. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяют полистно.

Проверка наличия и состояния уникальных документов проводится каждый год.

Учет особо ценных документов ведется по:

- списку фондов, содержащих особо ценные документы;

- описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел (номерниками).

В описях особо ценных дел. Документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.

Опись особо ценных дел, документов составляется на особо ценные документы одной или нескольких описей дел, документов архивного фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения / единиц учета в данной описи в небольшом количестве экземпляров.

Если большинство архивных документов по описи дел, документов являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае, к ней составляется номерник.

Сведения о копировании особо ценных дел, документов в целях создания страхового фонда, вносятся в соответствующие описи особо ценных дел, документов или номерники по мере проведения их страхового копирования.

В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения / единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершению копирования всех единиц хранения / единиц учета по данной описи или номернику указывается: «Все единицы хранения / единицы учета скопированы, дата, должность, подпись».

Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов.

При отнесении архивных документов к особо ценным в описях в графе «Примечания» напротив заголовков соответствующих единиц хранения / единиц учета проставляются отметки «ОЦ».

В других учетных документах отметка «ОЦ» проставляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения / единиц учета.

Полтавское сражение 27 июня (8 июля) 1709 года
В спорах о том, когда именно следует праздновать День Российской армии, многие склоняются к мысли, что этой датой могла бы быть и годовщина Полтавской битвы. Ведь регулярная наша армия появилась только при Петре Великом, а Полтава явилась самой громкой и самой славной ее победой, предопределившей исход долгой Северной войны. Кампания, н ...

Ход событий войны. Подготовка к войне
В России осознавали грозившую опасность. С обеих сторон начались интенсивные приготовления к предстоящей войне. Ни одну из своих войн Наполеон не готовил так тщательно, как войну против России, понимая, что ему предстоит встреча с сильным противником. Создав громадную, хорошо вооружённую и экипированную армию, Наполеон стремился политич ...

Формирование идеологии белорусской государственности
Проблема формирования идеологии национальной государственности возникла во второй половине ХІХ века. Ее формированию тогда препятствовали многие факторы, которые, прежде всего, проявились в замедленности процесса оформления национальной идентичности белорусов, в противоречивом осознании народом его исторического прошлого, его политическ ...

   
Copyright © 2019 - All Rights Reserved - www.fullistoria.ru