Организация хранения и использования особо ценных и уникальных документов

История » Обеспечение сохранности уникальных документов - пути и возможности архивов » Организация хранения и использования особо ценных и уникальных документов

Вопрос об изолированном или совместном с остальными документами фонда хранении особо ценных и уникальных документов решается самостоятельно руководством архива с обязательным учетом климатических особенностей различных помещений здания. Если архив обладает несколькими хранилищами с разными условиями хранения, особо ценные и уникальные документы должны быть сконцентрированы в лучших из них. Рекомендуется также учитывать возможность их быстрой эвакуации в случае чрезвычайных обстоятельств.

В отношении требований к архивохранилищам, режимам хранения, контролю технического и физико-химического состояния особо ценных и уникальных документов, следует руководствоваться существующими нормативными документами.

Необходимо соблюдать требования наличия хорошо заметной маркировки коробок и связок, содержащих особо ценные дела (пометка красным цветом «ОЦ»). На обложках особо ценных дел и упаковке кинофотофонодокументов проставляется штампом отметка «ОЦ».

В топографических указателях к номерам фондов и описей, содержащих особо ценные и уникальные документы, добавляется тире отметка «ОЦ».

С особо ценными документами в первоочередном порядке должны проводиться работы по реставрации и переплету с учетом их физического состояния и интенсивности использования.

Проверка наличия и состояния особо ценных документов на бумажной основе проводится один раз в 10 лет, особо ценные аудиовизуальных и электронных (машиночитаемых) документов – один раз в 5 лет, особо ценных кинодокументов на нитрооснове – один раз в 2 года.

На особо ценные документы создается страховой фонд и фонд пользования в установленном порядке.

Фонд пользования создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы в процессе проведения других работ – рассекречивание документов, организация их использования.

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных архивных документов, созданных в процессе многолетней научно-информационной и иной деятельности архива, а также копии отдельных документов в составе тематических подборок. Рекомендуется также создание электронных копий особо ценных документов путем их сканирования. Такие копии ОДЦ на электронных носителях могут использоваться как фонд пользования в читальных залах, так и для изготовления копий по заявке пользователей.

Наличие фонда пользования (в виде микро-, ксеро-, электронных и других копий) позволит проведение их многократного копирования и исключение оригиналов особо ценных и уникальных документов из повседневного пользования.

Оригиналы особо ценных документов, при наличии фонда пользования, как правило, не выдаются для использования. Особо ценные и уникальные документы, не имеющие фонда пользования, выдаются в читальный зал архива на срок не более двух недель с обязательной полистной проверкой при выдаче дел из архивохранилища и при их возврате.

Выдача особо ценных документов из хранилища в читальный зал и для других работ осуществляется в исключительных случаях на основании письменного разрешения директора или его заместителя.

Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Решение о признании особо ценных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, принимает руководитель архива на основании письменного экспертного заключения реставраторов и руководителя подразделения, осуществляющего хранение документов архива.

Истоки кризиса и необходимость реформы государственной власти. Истоки реформы государственной власти
Истоки кризисной ситуации в СССР в период 1975-85 годов в значительной степени определялись возрастным составом высшего руководства страны. Это так, но этим ограничить причины кризиса было бы, мягко выражаясь, не совсем правильно. СССР, как впрочем, и любое другое государство, имел достаточно большой бюрократический аппарат, который раб ...

Разгром немецких войск под Москвой
В сентябре на московском направлении гитлеровское командование сосредоточило отборные части своей армии - 1800 тыс. человек, 1700 танков, 1390 самолетов, свыше 14 тыс. орудий и минометов. Им противостояли советские войска численностью в 1250 тыс. человек, 7600 орудий и минометов, 990 танков, 677 самолетов (с учетом резервных авиагрупп). ...

Брусиловский прорыв май - июль 1916 года
Первая мировая война стала «последней войной Петровской армии». Если гром пушек при Полтаве приветствовал ее рождение, то канонада Брусиловского прорыва оказалась залпами ее погребального салюта. «За три года мировой войны мы потеряли в три раза больше людей, чем за все остальные войны России — от Азова до Мукдена, - писал А. А. Керснов ...

   
Copyright © 2022 - All Rights Reserved - www.fullistoria.ru