Вопрос об изолированном или совместном с остальными документами фонда хранении особо ценных и уникальных документов решается самостоятельно руководством архива с обязательным учетом климатических особенностей различных помещений здания. Если архив обладает несколькими хранилищами с разными условиями хранения, особо ценные и уникальные документы должны быть сконцентрированы в лучших из них. Рекомендуется также учитывать возможность их быстрой эвакуации в случае чрезвычайных обстоятельств.

В отношении требований к архивохранилищам, режимам хранения, контролю технического и физико-химического состояния особо ценных и уникальных документов, следует руководствоваться существующими нормативными документами.

Необходимо соблюдать требования наличия хорошо заметной маркировки коробок и связок, содержащих особо ценные дела (пометка красным цветом «ОЦ»). На обложках особо ценных дел и упаковке кинофотофонодокументов проставляется штампом отметка «ОЦ».

В топографических указателях к номерам фондов и описей, содержащих особо ценные и уникальные документы, добавляется тире отметка «ОЦ».

С особо ценными документами в первоочередном порядке должны проводиться работы по реставрации и переплету с учетом их физического состояния и интенсивности использования.

Проверка наличия и состояния особо ценных документов на бумажной основе проводится один раз в 10 лет, особо ценные аудиовизуальных и электронных (машиночитаемых) документов – один раз в 5 лет, особо ценных кинодокументов на нитрооснове – один раз в 2 года.

На особо ценные документы создается страховой фонд и фонд пользования в установленном порядке.

Фонд пользования создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы в процессе проведения других работ – рассекречивание документов, организация их использования.

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных архивных документов, созданных в процессе многолетней научно-информационной и иной деятельности архива, а также копии отдельных документов в составе тематических подборок. Рекомендуется также создание электронных копий особо ценных документов путем их сканирования. Такие копии ОДЦ на электронных носителях могут использоваться как фонд пользования в читальных залах, так и для изготовления копий по заявке пользователей.

Наличие фонда пользования (в виде микро-, ксеро-, электронных и других копий) позволит проведение их многократного копирования и исключение оригиналов особо ценных и уникальных документов из повседневного пользования.

Оригиналы особо ценных документов, при наличии фонда пользования, как правило, не выдаются для использования. Особо ценные и уникальные документы, не имеющие фонда пользования, выдаются в читальный зал архива на срок не более двух недель с обязательной полистной проверкой при выдаче дел из архивохранилища и при их возврате.

Выдача особо ценных документов из хранилища в читальный зал и для других работ осуществляется в исключительных случаях на основании письменного разрешения директора или его заместителя.

Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Решение о признании особо ценных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, принимает руководитель архива на основании письменного экспертного заключения реставраторов и руководителя подразделения, осуществляющего хранение документов архива.

Начало похода на Москву.
Король Сигизмунд 3 давно хотел расширить свою территорию за счёт русских земель. В такой ситуации заявление Отрепьева оказалось как нельзя кстати. Сигизмунд заключил с ним тайный договор. По этому договору за оказанную военную помощь, Отрепьев должен был отдать ему плодородную Чернигово-Северскую землю. Семье Мнишек, своим непосредствен ...

Н. Скрыпник общественный деятель советской Украины
СКРЫПНИК Николай Алексеевич (1872-1933 года), политический деятель. В 1918-19 председатель СНК УССР, в 1933 заместитель председателя СНК и председателя Госплана УССР. Член ЦК ВКП(б) с 1927 года. Покончил жизнь самоубийством. Судьба Скрыпника трагична, а политические взгляды в известной мере противоречивы, как у каждого неординарного ли ...

Характер и цели войны со стороны СССР
Вторая мировая война унесла более 50 миллионов человеческих жизней, по характеру она была империалистической со стороны всех главных капиталистических государств. Главной её причиной была борьба империалистических блоков за рынки сбыта, источники сырья, сферы приложения капитала. Великая Отечественная война стала решающим событием нача ...