Организация хранения и использования особо ценных и уникальных документов

История » Обеспечение сохранности уникальных документов - пути и возможности архивов » Организация хранения и использования особо ценных и уникальных документов

Вопрос об изолированном или совместном с остальными документами фонда хранении особо ценных и уникальных документов решается самостоятельно руководством архива с обязательным учетом климатических особенностей различных помещений здания. Если архив обладает несколькими хранилищами с разными условиями хранения, особо ценные и уникальные документы должны быть сконцентрированы в лучших из них. Рекомендуется также учитывать возможность их быстрой эвакуации в случае чрезвычайных обстоятельств.

В отношении требований к архивохранилищам, режимам хранения, контролю технического и физико-химического состояния особо ценных и уникальных документов, следует руководствоваться существующими нормативными документами.

Необходимо соблюдать требования наличия хорошо заметной маркировки коробок и связок, содержащих особо ценные дела (пометка красным цветом «ОЦ»). На обложках особо ценных дел и упаковке кинофотофонодокументов проставляется штампом отметка «ОЦ».

В топографических указателях к номерам фондов и описей, содержащих особо ценные и уникальные документы, добавляется тире отметка «ОЦ».

С особо ценными документами в первоочередном порядке должны проводиться работы по реставрации и переплету с учетом их физического состояния и интенсивности использования.

Проверка наличия и состояния особо ценных документов на бумажной основе проводится один раз в 10 лет, особо ценные аудиовизуальных и электронных (машиночитаемых) документов – один раз в 5 лет, особо ценных кинодокументов на нитрооснове – один раз в 2 года.

На особо ценные документы создается страховой фонд и фонд пользования в установленном порядке.

Фонд пользования создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы в процессе проведения других работ – рассекречивание документов, организация их использования.

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных архивных документов, созданных в процессе многолетней научно-информационной и иной деятельности архива, а также копии отдельных документов в составе тематических подборок. Рекомендуется также создание электронных копий особо ценных документов путем их сканирования. Такие копии ОДЦ на электронных носителях могут использоваться как фонд пользования в читальных залах, так и для изготовления копий по заявке пользователей.

Наличие фонда пользования (в виде микро-, ксеро-, электронных и других копий) позволит проведение их многократного копирования и исключение оригиналов особо ценных и уникальных документов из повседневного пользования.

Оригиналы особо ценных документов, при наличии фонда пользования, как правило, не выдаются для использования. Особо ценные и уникальные документы, не имеющие фонда пользования, выдаются в читальный зал архива на срок не более двух недель с обязательной полистной проверкой при выдаче дел из архивохранилища и при их возврате.

Выдача особо ценных документов из хранилища в читальный зал и для других работ осуществляется в исключительных случаях на основании письменного разрешения директора или его заместителя.

Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Решение о признании особо ценных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, принимает руководитель архива на основании письменного экспертного заключения реставраторов и руководителя подразделения, осуществляющего хранение документов архива.

Австрийская социал-демократия в годы первой республики
В октябре 1918 г. некогда могущественное государство - Австро-Венгерская империя - фактически прекратила свое существование. Национальные окраины объявили о своей независимости, в Венгрии было сформировано самостоятельное правительство. Усилился сепаратизм провинций. По словам Стефана Цвейга, "из шести или семи миллионов, которых ...

Природные и географические факторы в истории России и формировании менталитета русского народа
Историю страны невозможно понять, не зная ее географических условий. Чтобы существовать, человек должен удовлетворять свои биологические потребности: есть, пить, продлевать свой род. Для этого необходимо адаптироваться (приспосабливаться) к среде обитания и самим преобразовывать ее. Разные географические зоны предоставляют различные воз ...

Кампания 1916 года
В кампании 1916 года германское командование, считая, что Россия уже полностью деморализована, перенесло главные усилия на Западный фронт. Основной удар был направлен против англо-французских войск под Верденом. Боевые действия начались 21 февраля и продолжались до декабря, получив название «Верденской мясорубки». Это были кровопролитны ...

   
Copyright © 2019 - All Rights Reserved - www.fullistoria.ru